Nie śpij, dotacje za progiem.

Owe doświadczenia wskazują, że z pewnością istnieją co najmniej dwa jasno identyfikowalne podejścia o problematyki pozyskiwania środków europejskich: postępowanie pasywne i postępowanie aktywne.
Pierwsze, to postępowanie pasywne. Charakteryzuje się ono tym, iż potencjalny beneficjent spokojnie oczekuje na zakończenie wszelkich prac programowych, umożliwiających mu analizę wiarygodnych, zaakceptowanych na poziomie krajowym i UE, obowiązujących dokumentów (programy operacyjne, procedury, kompetencje poszczególnych instytucji zaangażowanych w realizację programów), stanowiących formalną podstawę do sporządzenia wniosku o dofinansowanie projektu. W takim postępowaniu wnioskodawca rozpoczyna aktywne działanie w momencie ukazania się ogłoszenia o naborze dokumentacji aplikacyjnej. Oznacza to poważne ograniczenie czasu na profesjonalne, rzetelne, a przede wszystkim odpowiadające potrzebom wnioskodawcy opracowanie dokumentacji projektowej.
Drugie, to postępowanie aktywne (rekomendowane). Potencjalny wnioskodawca przygotowuje się do aplikowania o środki strukturalne równolegle do postępu prac nad systemem wdrażania funduszy prowadzonych przez administrację rządową i samorządową. Analizuje projekty opracowywanych dokumentów, aktywnie włącza się w proces ich opiniowania i konsultacji, próbuje sporządzić własne plany inwestycyjne możliwe do współfinansowania środkami strukturalnymi i na bieżąco koryguje je i dostosowuje do wprowadzanych przez administrację zmian.

Efektywność inwestycji i organizacji (diagnoza potrzeb)
Jedną z głównych cech jakiejkolwiek formy pomocy – w tym również pomocy strukturalnej – jest jej ograniczony charakter. Ograniczenia wynikać mogą z przyjętego harmonogramu świadczenia pomocy, zaplanowanego budżetu środków pomocowych, czy tez nagłego, wcześniej nieprzewidzianego wycofania się donatora z tej formy aktywności społecznej. Wiedząc o tym, nie powinniśmy jako potencjalni beneficjenci zakładać, iż każda planowana przez nas inwestycja uzyska wsparcie z funduszy strukturalnych. Bardziej racjonalne myślenie powinno ukierunkować nas na takie postępowanie, które doprowadzi do wybrania najważniejszych z punku widzenia potrzeb organizacji zadań inwestycyjnych.
Koncentracja na potrzebach wnioskodawcy – to podstawa, która powinna decydować o wyborze inwestycji przeznaczonej do wsparcia środkami z funduszy strukturalnych. Wtedy wszystkie siły merytoryczne i potencjał intelektualny organizacji powinny zostać użyte na potrzeby sporządzenia pełnej dokumentacji aplikacyjnej. Opieranie wnioskowania o środki strukturalne o dostępne metodologie planowania projektów pozwala wnioskodawcom na uzyskanie wysokiego poziomu efektywności inwestycyjnej, jak i również instytucjonalnej. Ta praca może zostać wykonana już teraz – publikowane przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego oraz samorządy województw informacje dotyczące zasad realizacji programów operacyjnych w latach 2014 – 2020 umożliwiają beneficjentom równoległe prowadzenie prac diagnostycznych i planistycznych.

Wzmacnianie kompetencji wnioskodawcy
Prowadzenie inwestycji nie jest rzeczą prostą i standardową – praktycznie każde zrealizowane zadanie to nowe, o nieocenionej wartości, doświadczenie. Poziom trudności realizacyjnej inwestycji zależy m.in. od użytych źródeł finansowania – jeśli uzyskujemy zewnętrzne wsparcie finansowe, musimy pamiętać, iż wraz z jego przyjęciem, zmuszeni jesteśmy do przestrzegania procedur i obowiązków wynikających z umowy dotacyjnej. Podobnie przy funduszach strukturalnych – po złożeniu wniosku i pozytywnym jego rozpatrzeniu podpiszemy umowę o dofinansowanie projektu, zobowiązując się jednocześnie do wypełnienia wszystkich, zapisanych w umowie procedur dotyczących beneficjenta funduszy strukturalnych. I właśnie w tym kontekście bardzo często słychać w środowisku potencjalnych beneficjentów, iż z powodu wprowadzanych obostrzeń i dodatkowych, nieznanych dotąd wnioskodawcom wymagań, nie warto sięgać po dotacje unijne – ryzyko popełnienia błędu podczas realizacji dotowanej inwestycji jest zbyt duże, a konsekwencje z tego powodu płynące mogą na długo odbić się na ogólnej kondycji organizacji.
Podejście takie – jakkolwiek uzasadnione – powinniśmy jednak marginalizować, a używając standardu planowania projektu, wykorzystywać możliwość zarządzania projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych jako okazję do podnoszenia kompetencji instytucji, jak i jej pracowników.
Realizacja inwestycji wg wcześniej określonego planu w zakresie założeń ogólnych i szczegółowych umożliwia władzom instytucji delegowania bezpośredniego nadzoru nad realizacją zadania na pracowników niższego szczebla – zresztą omawiany standard zarządzania projektami preferuje opieranie funkcji zarządczych na liderach / kierownikach projektu, wyposażonych w pełną (wobec zadania inwestycyjnego) autonomię i odpowiedzialność za osiągnięcie zaplanowanych założeń. Rozwój i podnoszenie kompetencji zawodowych pracowników wnioskodawcy prowadzi w bezpośredni sposób do wzmacniania kompetencji samej organizacji, czyniąc ją bardziej konkurencyjną na ciągle kształtującym się rynku instytucji pozyskujących dotacje. Budowanie w organizacji świadomości, tworzenia swoistego rodzaju „funduszowej bazy wiedzy 2014 - 2020” to również zadanie, które potencjalni beneficjenci mogą realizować już teraz.

Spójność i powiązanie inwestycji
Uzyskanie dofinansowania z funduszy strukturalnych nieodzownie łączy się z monitoringiem i kontrolą wydatkowania dotacji. Instytucja przyznająca środki finansowe ma obowiązek zadbać o sprawdzenie, czy wydane zostały zgodnie z przeznaczeniem i deklaracjami wnioskodawcy poczynionymi w dokumentach aplikacyjnych. Obowiązek ten wynika z faktu, iż nie tylko pojedyncze projekty - inwestycje, ale również programy operacyjne (źródło finansowania) mają określone założenia, cele i rezultaty do realizacji. A zostaną one osiągnięte tylko i wyłącznie poprzez wybranie najlepiej wpisujących się (owa spójność) w programy operacyjne projekty, wdrażane przez wnioskodawców. Dlatego proces wydatkowania udzielonej dotacji podlega stałemu monitoringowi oraz wielowątkowym kontrolom prowadzonym przez krajowe oraz europejskie struktury uprawnione do tego typu działań. Procedury monitoringowe, kontrolne i audytowe znane są na długo przed uruchamianiem naboru wniosków, zatem wnioskodawcy powinni wcześniej zapoznać się z nimi, i zastanowić, jak je wykorzystać i zastosować w swoich procedurach realizacyjnych stosowanych przy wdrażaniu projektu współfinansowanego środkami strukturalnymi.

Równość wobec procedur
Trzeba pamiętać, iż wybór projektów do dofinansowania w ramach funduszy strukturalnych opiera się na ocenie stopnia spełniania określonych dla danego typu inwestycji i upowszechnionych kryteriów. Wiedzę dotyczącą obowiązujących w danym programie operacyjnym kryteriów wyboru projektów należy bezwarunkowo wykorzystywać podczas planowania inwestycji, dla której wnioskodawca będzie się starał o dofinansowanie. Jeśli z pięciu potencjalnych (niezbędnych dla wnioskodawcy) zadań, tylko pierwsze najpełniej wpisuje się w zestaw kryteriów oceny danego działania czy priorytetu programu operacyjnego, to właśnie ono powinno zostać złożone do instytucji przyznającej dotację. W innym bowiem razie, już na starcie procedury selekcyjnej tworzymy dla siebie niekorzystne warunki, które mogą zadecydować o niskiej ocenie i ostatecznie nieprzyznaniu dofinansowania.

Jakość, czyli innowacje, budowanie przewagi konkurencyjnej
Jakość niezmiennie pozostaje czynnikiem wpływającym w zasadniczy sposób na konkurencyjność każdego podmiotu – w procesie ubiegania się o dotację fakt ten nabiera szczególnego znaczenia. Mimo iż nie jest wymieniana jako jedno z kryteriów wyboru projektów, jakość stanowi fundament i jest punktem odniesienia oceny każdego wniosku o dofinansowanie. Na ostateczny wynik oceny wpływają między innymi: jakość sporządzenia formularza wniosku o dofinansowanie projektu, jakość i stylistyka języka, jakość rozwiązań organizacyjnych i merytorycznych we wnioskowanym projekcie, jakość logiczna zawartych we wniosku treści, jakość budżetu etc. Planowanie projektu na długo przed faktycznym terminem naboru, umożliwia wnioskodawcy zadbanie o wieloaspektowy wątek jakości w projekcie.

Wykorzystaj ten czas
Biorąc pod uwagę moment, w jakim obecnie znajdują się potencjalni beneficjenci (przełom okresów programowania, wyczekiwanie na nabory wniosków) i wynikające z tej sytuacji możliwości postępowania, stosowanie standardowego – wyczekującego podejścia to stanowczo za mało. Proponowana, aktywna metodologia postępowania i organizacji pracy, oparta na planowaniu - analizie kluczowych dla projektu czynników wpływających na ostateczny kształt wniosku o dofinansowanie - pozwala beneficjentowi jeszcze przed oficjalnym złożeniem kompletu dokumentów poznać ich słabe strony zarówno w płaszczyźnie formalnej, jak i merytorycznej.
Czas, to zwykle deficytowy towar – nie można go wydłużyć, nie można go dokupić. Ogranicza nasze postępowanie, weryfikuje plany, często utrudnia realizację zamierzeń. Przez najbliższe kilka miesięcy (do czasu zakończenia prac nad systemem i procedurami wdrażania programów operacyjnych) problem braku czasu nie istnieje. Beneficjent ma go obecnie i to pod dostatkiem. Koniecznie należy wykorzystać ten okres na szczegółowe i bardzo precyzyjne planowanie projektów przeznaczanych do wsparcia z funduszy strukturalnych. Brak procedur absolutnie nie jest przeszkodą do rozpoczęcia tej pracy – należy jednakowoż śledzić postęp prac w tym zakresie, a w momencie ich upowszechnienia dostosować czy zmodyfikować projekt tak, aby w maksymalnie możliwym zakresie wpisywał się w ustalone procedury i kryteria wyboru projektów.

Tomasz Bogdan
Prezes zarządu firmy doradczej Certus Partnerzy

Źródło: fundusze-europejskie.pl