Otrzymałem dofinansowanie! Ale co dalej?

- Dobre przygotowanie w fazie przedwykonawczej projektu istotnie zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia zamierzonych celów – mówi Małgorzata Kral, Business Developer z firmy Rocket Studio. - Nawet jeżeli tego typu przygotowanie i analiza nie zostały uwzględnione we wniosku unijnym to i tak warto ją przeprowadzić – dodaje.

Pożyteczne wskazówki, czyli jak w dobrym nastroju rozpocząć realizację projektu

Realizacja i nadzorowanie projektu finansowanego ze środków unijnych nie jest trudne, ale wymaga systematyczności i odpowiedniego planowania. O czym twardo stąpający po ziemi przedsiębiorcy powinni pamiętać na samym początku?

Warto zacząć od zweryfikowania swojego pomysłu zapisanego we wniosku z obecną sytuacją firmy i warunkami na rynku. Od momentu złożenia odpowiednich dokumentów do ogłoszenia listy przyznanych dofinansowań mija często pół roku. Dynamiczne zmiany gospodarcze, technologiczne, a nawet prawne i polityczne mogą mieć znaczny wpływ na przyszłe powodzenie inicjatywy.

- Weryfikacja jest szczególnie ważna przy pracy nad projektem innowacyjnych usług internetowych - zauważa Małgorzata Kral. - Podczas pracy nad kilkunastoma projektami unijnymi mieliśmy przypadek, gdy w ciągu kilku miesięcy, które dzieliło złożenie aplikacji od wyników konkursu, platforma która była pierwotnie projektowana nie odpowiadała obecnym potrzebom rynku oraz klienta. Konieczne było wprowadzenie pewnych korekt do projektu. - wyjaśnia specjalistka.

Sprawdzenie aktualnej sytuacji na rynku i jej ewentualnego wpływu na prowadzony projekt pozwoli na uniknięcie opóźnień czy zwiększenia kosztów realizacji. Oszczędzi to także wielu nerwów i ułatwi potencjalnemu wykonawcy pracę nad pomysłem.

Analiza kluczem do sukcesu

Parafrazując znane rosyjskie powiedzenie - kto nie planuje ten nie wygrywa. Zarówno w przypadku e-usługi jak i dedykowanego systemu niezbędne jest dokładne zastanowienie się jakie cele dany projekt ma realizować i jak chcemy to osiągnąć.

- Trzeby być ostrożnym. Niedostosowanie systemu informatycznego w firmie do jej procesów biznesowych może zamiast wielu korzyści przynieść nam problemy i chaos w firmie - ostrzega Małgorzata Kral.

Przy tworzeniu analizy warto wesprzeć się wiedzą firmy zewnętrznej. Atutem niezależnych biur jest obiektywne spojrzenie na sprawę i rzetelne, rynkowe podejście. Firma posiadająca odpowiednie kompetencje będzie w stanie wskazać najkorzystniejsze, a nie najpopularniejsze rozwiązanie.

Wykonawca wykonawcy nierówny

Kiedy zweryfikujemy już obecną sytuację na rynku z naszymi założeniami, a w trakcie analizy wyznaczymy i dostosujemy cele projektu do celów biznesowych firmy możemy przystąpić do poszukiwania wykonawcy. Duża konkurencja wśród firm wykonawczych powoduje, że ciężko jest przewidzieć, która sprawdzi się w tego typu przedsięwzięciu. Nigdy nie mamy gwarancji na to, czy nasz wybór będzie słuszny. Możemy jednak w dużym stopniu zminimalizować szansę wyboru złego wykonawcy przez ustalenie jasnych i realnych kryteriów jego wyboru.

- Nie chodzi tu tylko o cenę czy referencję  - podkreśla Małgorzata Kral. - Powinniśmy zastanowić się czego od naszego wykonawcy oczekujemy. Czy będzie to jedynie realizacja projektu według naszych wskazówek, czy może potrzebujemy kogoś, kto doradzi nam w zakresie najlepszych rozwiązań albo zapewni nam wsparcie w aspektach biznesowych czy marketingowych.

Oprócz tego warto rozważyć czy samodzielnie jesteśmy w stanie poprowadzić nasz projekt czy może warto zaangażować zewnętrznego project managera, który przejmie część obowiązków związanych z prowadzeniem projektu, weryfikacją prac wykonawcy, poprawnością harmonogramu, budżetem czy zakresem prac.

Kiedy wybierzemy już wykonawcę

Częstym błędem spotykanym przy pracach nad projektem finansowanym z unijnych dotacji jest niedostateczny podział odpowiedzialności i słaba komunikacja. Można temu łatwo zaradzić kompletując odpowiedni zespół projektowy.  Wystarczy wytypować po stronie beneficjenta i wykonawcy osoby, które będą współpracować i dzielić się odpowiedzialnością. I nieważne czy jesteśmy kilku czy kilkusetosobowym przesiębiorstwem - w każdym projekcie powinna być osoba, która podejmuje ostateczną decyzję (sponsor projektu), osoba, która kieruje zespołem IT (kierownik zespołu) i osoba, która koordynuje projekt z uwzględnieniem potrzeb zarówno klienta jak i wykonawcy oraz dba o sprawną komunikację w projekcie (kierownik projektu). W mniejszych projektach nie ma potrzeby szczegółowego rozdzielania kompetencji, istotne jest aby wiedzieć, kto odpowiada za jakie aspekty projektu. Taki manewr pozwoli na szybkie i proste zdiagnozowanie, na którym etapie znajduje się obecnie realizowany projekt i w przypadku opóźnień - ustalenie przyczyn problemów.

Równie istotną, choć bardzo często niedocenianą i pomijaną, kwestią są testy stworzonego rozwiązania lub e-usługi. Trzeba pamiętać, że dokładne przeprowadzenie tego etapu, czyli przetestowanie innowacyjnej usługi internetowej pozwoli uniknąć problemów, gdy zetkną się z nią pierwsi zewnętrzni użytkownicy. Pamiętajmy, że w zdecydowanej większości przypadków pierwszy kontakt użytkownika z nowym rozwiązaniem decyduje o tym, czy odniesie ono sukces.

Podobnie rzecz ma się z wdrożeniem wewnętrznych systemów dla firm. Wbrew powszechnym praktykom nie wystarczy jedynie kilkugodzinne przegranie systemu na serwery firmowe.

- Wdrożenie systemu wewnątrz firmy powinno obejmować także adaptację pracowników do nowego rozwiązania i ich przeszkolenie - radzi Małgorzata Kral. - Wielu wykonawców często o tym zapomina, a takie działanie może uchronić firmę przed spadkiem efektywności i negatywnym nastawieniem wśród pracowników. Tego typu niedopatrzenia mają swoje odbicie w zwiększeniu się kosztów inwestycji.

Podsumowanie

Obawy o powodzenie projektu, na który otrzymaliśmy dofinansowanie z Unii Europejskiej można szybko rozwiać jeżeli zadbamy o odpowiednie przygotowanie przed realizacją projektu i będziemy monitorować przebieg i wdrażanie nowego systemu czy usługi internetowej. Pierwszym krokiem, których powinniśmy dokonać jest zweryfikowanie zapisanych we wniosku założeń z aktualną sytuacją firmy i rynku. Później warto zadbać o szczegółową analizę biznesową przedsięwzięcia i ustalenie kryteriów wyboru wykonawcy. Następnie pozostaje nam już tylko powołać odpowiedni zespół projektowy, który dokładnie przetestuje i wdroży inwestycję do firmy i jej otoczenia.

Maciej Biegajewski
m.biegajewski@rocketstudio.eu

Źródło: fundusze-europejskie.pl